EA privacy_mei2018 - Gastouderbureau RoodkapjeMeerhoven

Laatste bewerking op 24 augustus 2018
Ga naar de inhoud

Uw privacy binnen ons bedrijf



 
1. Wie is Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven?
   Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven is een onderdeel van EasyAccounts Dienstverlening Vof en hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Hieronder wordt vermeld hoe wij daarmee omgaan.

2. Bescherming van uw persoonsgegevens
   Wettelijk kader
Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven volgt een privacy beleid dat is afgestemd  op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG). Het privacy beleid van Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven wordt geëffectueerd in overeenkomsten,  gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

Beginselen verwerking
Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld. Dit zijn:
 
  • Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zal u daarover adequaat informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd.
  • Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
  • Niet meer of langer dan noodzakelijk: Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd.
  • Juist, actueel en vertrouwelijk: Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Medewerkers van Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven en toeleveranciers van Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
  • Passende technische en organisatorische beveiliging: Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.

3. Welke persoonsgegevens gebruikt Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven
Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven gebruikt uitsluitend de onderstaande persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn.   

Uw persoonsgegevens worden door Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven verwerkt ten behoeven van de volgende doeleinden:
  • Het aangaan van gastouderovereenkomsten
  • Het bemiddelen bij het vinden van/zoeken naar de juiste gastouder/vraagouder
  • Het versturen van nieuwsbrieven/per mail informeren over gastouderopvang en daaraan gerelateerde zaken
  • Het aangaan van arbeidsovereenkomsten
  • Het registreren van risico’s en evaluaren
  • Het verstrekken van informatie aan Belastingdienst, gemeente en GGD
  • Het voeren van procedures ten opzichte van belastingdienst, gemeente en/of GGD
             

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:
 
  • Naam, adres, telefoongegevens, emailadres, BSN, geboortedatum, rekeningnummers, inkomensgegevens
  • Verklaring omtrent gedrag, kopie identiteitsbewijs, LRK nummer
  • Kopieën diploma’s, bankrekeningnummers
  • Burgerlijke staat, kinderen in het gezin (profiel)foto's, naam basisschool (i.g.v. BSO-opvang)

Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven deze gegevens bij u opvraagt.         
 
Bijzondere persoonsgegevens
Voor het verzorgen van registratie gastouderopvang en aanvragen toeslagen, eventueel verwerken belastingaangiften is Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Voor aanvragen registratie LRK-register, verplicht Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren en door te sturen naar de gemeente waar de LRK-registratie moet worden aangevraagd.
Gevoelige persoonsgegevens
Het versturen van nieuwsbrieven, overeenkomsten voor bemiddeling van gastouderopvang, het registreren van risico’s en evaluren en het voeren van procedures ten opzichte van belastingdienst, gemeente en/of GGD. Het aanvragen van toeslagen, het samenstellen van diverse soorten financiële advies overzichten, vormt de kern van de dienstverlening van Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven.
Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

4. Waarom gebruikt Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven persoonsgegevens (doelen)
Zoals elke organisatie heeft Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoons-gegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven aan haar klanten levert.
  
De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.
 
De grondslag op basis waarvan Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers, de arbeidscontracten met eventueel haar personeel en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld de aanvragen registraties bij Gemeenten-GGD’s en bemiddeling gastouders, personeels- en financiële administratie, incasso en ICT-processen, zijn nodig om de bedrijfsvoering correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.
 
De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de LRK-registratie, bemiddeling gastouderopvang, financiële administratie en hebben de plicht tot meewerken aan controles GGD, Gemeente en Belastingdienst.

5. Dienstverlening door derden
Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook organisaties voor archiefbeheer, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners.
  
De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een overeenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.
 
6. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger
 
7. Bewaartermijn
Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven bewaart persoonsgegevens minimaal 7 jaar ter voldoening aan de fiscale bewaarplicht. Na 7 jaar worden persoonsgegevens op verzoek vernietigd. In alle gevallen worden na 15 jaar de persoonsgegevens vernietigd.
  
8. Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden door Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking
 
De aan ons verstrekte gegevens verstrekken wij aan derden voorzover wij dat wettelijke verpicht zijn en voorzover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven omschreven doeleinden. Zoals Belastingdienst Toeslagen, de GGD en de gemeente t.b.v. de LRK-registratie. Persoonsgegevens zijn inzichtelijk voor onze automatiseerders en netwerkbeheerders. Met deze partijen hebben wij overeenkomsten die waarborgen dat deze gegevens niet door hen zullen worden gebruikt, anders dan ten behoeve van hun werkzaamheden om de automatische processen van Gastouderbureau Roodkapje doelmatig en efficient te laten verlopen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
 
9. Uw rechten
De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

Informatie
Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt. Voor alle verwerkingen komt voor betrokkenen gedetailleerde informatie via het klantportaal ‘Mijn Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven’ beschikbaar.
 
Inzage
Als u denkt dat Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.
 
Rectificatie of gegevenswissing
Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven vragen uw gegevens te wissen. Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

10. Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

11. Beveiliging
Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatig gebruik en ook om de toegang tot uw persoonsgegevens door onbevoegden te voorkomen.
  • Alle personen die namens Gastouderbureau Roodkapje toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Vanzelfsprekend zijn zij ook geïnformeerd over het belang van de bescherming persoonsgegevens.
  • Wij maken back-up van de digitale persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • (Fysieke) toegangsbeveiliging
  • Gebruikersnaam, en een wachtwoordbeleid.
  • Ook maken wij voor onze website gebruik van een SSL-verbinding (oftewel https) om de gegevensuitwisseling via de website te kunnen beveiligen.
  
12. Inbreuk op de beveiliging
Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Bij de directie van Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven kunnen de medewerker(s) en leveranciers eventuele incidenten melden van een mogelijk datalek.
 
De directie pakt meldingen direct op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven te voorkomen.
 
Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

13. Vragen – klachten
Als u vragen heeft over uw rechten en de manier waarop Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven. Dat geldt ook als u klachten heeft. Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen vier weken.U kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer 040 2912233 pf per e-mail info@roodkapjemeerhoven.nl.
 
 
 Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.







       
Terug naar de inhoud